Menyelesaikan Masalah dengan Teknik Bertanya 5 WHYs

Setiap hari kita menghadapi berbagai persoalan atau masalah dalam pekerjaan. Masalah selalu datang silih berganti. Satu masalah terselesaikan, datang lagi masalah yang lain. Masalah adakalanya datang bertubi-tubi seolah tidak ada habisnya, sepertinya tiada hari tanpa masalah.

Sepanjang kita terus bekerja, berbagai masalah akan selalu mengintai kita. Jika kita dihadapkan pada suatu permasalahan baru, sesungguhnya itu adalah suatu yang wajar, bahkan merupakan peluang, karena demikianlah cara continual improvement bekerja. Sedangkan yang tidak wajar adalah jika permasalahan yang sama terus saja berulang dan faktanya, diberbagai perusahaan (menurut penulis buku ini) 70-80 persen permasalahan yang mereka hadapi adalah masalah yang sama atau masalah yang berulang. Masalah yang mereka hadapi hari ini adalah masalah yang sama yang pernah mereka hadapi minggu lalu, bulan lalu atau mungkin tahun lalu…Doh.

Hal ini merupakan petunjuk bahwa saat kita menyelesaikan suatu persoalan, seringkali yang kita betulkan hanya gejalanya saja, tidak kita tuntaskan sampai ke akar masalahnya (root cause).  Menelisik definisi masalah, sebenarnya tak lebih dari kesenjangan (variance) antara harapan (plan) dengan kenyataan (actual). Penting untuk mengingat kembali definisi ini agar kita lebih aware terhadap setiap timbulnya gap antara plan dan actual. Perlu juga diingat kembali perbedaan antara gejala (symptom) dengan masalah. Gejala hanyalah indikasi yang tampak di permukaan, sedangkan masalah adalah akar persoalan yang merupakan sumber utama dari munculnya gejala tersebut, yang kadangkala justru masalah ini tak nampak di permukaan. So, jangan terjebak pada sekedar menyelesaikan gejala semata.

Untuk menuntaskan setiap persoalan yang kita hadapi sampai ke akarnya, sehingga permasalah yang sama tak muncul kembali dapat menggunakan teknik analisis 5 Why. Teknik ini bisa dikombinasikan dengan metode pemecahan masalah model diagram tulang ikan atau ishikawa diagram dengan menganalisis persoalan dari 5 faktor: machine, material, man, method, dan money (5M).

Berikut ini adalah contoh kasus penyelesaian masalah dengan menggunakan teknik bertanya 5 Why: Ada sebuah monumen, yakni monumen Lincoln di Washington D.C. yang lebih cepat kusam disbanding monumen lainnya.

  1. Why? (Mengapa lebih cepat kusam?). Analisis: Karena lebih sering dibersihkan disbanding dengan monumen lainnya.
  2. Why? (Mengapa sering dibersihkan?). Analisis: Karena terdapat banyak kotoran burung di monumen Lincoln dibanding monumen yang lainnya.
  3. Why? (Mengapa banyak kotoran burung di sana?). Analisis: Terdapat banyak burung di sekitar monumen Lincoln dibandingkan monumen yang lain dan jumlah populasi burungnya sangat tinggi.
  4. Why? (Mengapa banyak burung di sana?). Analisis: Banyak lebah kecil di sana dan lebah-lebah tersebut merupakan makanan kegemaran burung.
  5. Why? (Mengapa banyak lebah di monumen?). Analisis: Mereka mendapati bahwa lampu yang digunakan di monumen Lincoln berbeda dengan lampu yang ada di monumen yang lain dan lampu-lampu tersebut menyuburkan pembiakan lebah-lebah kecil.

Solusi: Mengganti lampu (masalah tuntas).

Dari kasus monumen Lincoln di atas, seandainya kita berhenti pada why yang pertama, maka solusi yang bisa kita lakukan adalah melakukan pengecatan ulang. Setelah di cat ulang menumen tersebut memang akan menjadi cerah lagi, namun akar masalahnya belum terselesaikan sehingga dalam waktu yang tidak lama, monumen itu akan kusam kembali. Ini bisa terjadi karena yang kita selesaikan sekedar gejalanya saja.

Apabila kita berhenti pada Why yang kedua, kita akan menempatkan seorang cleaning service di sana. Cara ini tentu tidak efektif karena solusinya sekedar menyelesaikan gejala juga.

Yang perlu kita perhatikan adalah bahwa teknik 5 Whys ini digunakan dalam rangka mencari dan menemukan akar masalah yang sebenarnya. Mungkin saja akar masalah sudah ditemukan pada pertanyaan Why ketiga, dan adakalanya baru ditemukan pada Why kedelapan. Jadi tidak ada standar baku harus lima kali bertanya Why. (Armala: Buku Saku Manager, Petunjuk Praktis bagi manajer & Supervisor dalam Menjalankan Fungsi Manajemen, Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Cet. ke-2, 2012)

2 thoughts on “Menyelesaikan Masalah dengan Teknik Bertanya 5 WHYs

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s